Elektroniczna Książka Nadawcza - Opis systemu EKN
Dawniej Tradycyjna Książka Nadawcza zamieniona z papierowej na elektroniczne
rejestrowanie przesyłek wysyłanych przez interface wymiany danych z Pocztą Polską
z elektronicznym potwierdzeniem nadania w systemie.
System kompatybilny z platformą elektroniczny nadawca.
Mozolne szukanie w archiwum wstecznie nadanego listu teraz zlokalizujesz w 30 sekund !
Dajemy możliwość pracy w przyjemnych i profesjonalnych warunkach.
Zobacz jakie to proste ! Zapoznaj się ze szczegółami bądź zadzwoń. Prezentacja możliwa już teraz!
System składa się z:
- Książki nadawczej - rejestracja korespondencji poleconej lub zwykłej wychodzącej z firmy
- Książki wejścia - rejestracja korespondencji wchodzącej do firmy z możliwością rozdzielania jej na działy
- Modułu umożliwiającego generowanie kodów - funkcja wspomagająca sprawną obsługę korespondencji wewnątrz firmy, która pozwala na szybką rejestrację lub identyfikację danego adresata, jak i dużą oszczędność czasu
System posiadający możliwość drukowania etykiet adresowych w różnych formatach wraz z kodami 2D z oznaczeniem do automatycznego skanowania kategorii listu, co skraca czas adresowania korespondencji do minimum dla każdej kancelarii czy sekretariatu.
Elementy składowe systemu Elektronicznej Książki Nadawczej:
Generator kodów, książka wejścia, książka nadawcza to system obiegu dokumentów pocztowych wspomagający pracę wewnątrz firmy, dający możliwość drukowania potwierdzeń odebranej korespondencji dla różnych działów lub przejęcia korespondencji do innego sektora. Możliwość taka odbywa się zarówno papierowo jak i elektronicznie.
- System posiada interface wymiany danych obligatoryjnie współpracujący z Poczta Polską oraz możliwość nadruków własnych kodów R dla przesyłek rejestrowanych wg. algorytmu wyznaczonego przez operatora w tym przypadku Poczta Polska
- System posiada monitoring ilościowy korespondencji z i do kancelarii w różnych przedziałach czasowych, posiada możliwość automatycznego nadruku oznaczeń listów poleconych R IIIIIIIIIIIIIIIIIIII oraz drukowania potwierdzeń odbioru potocznie zwanym ZPO
- Możliwość posiadania w systemie informacji dotyczącej zawartości danej koperty oraz numerów dokumentów na wypadek zagubienia przesyłki przez operatora
- Możliwość rejestracji i kontroli wysyłanych i odbieranych przesyłek pocztowych oraz kurierskich, jak i wszystkich listów zwykłych, rejestrowanych czy też paczek wprowadzanych za pomocą skanerów szybkiego czytania do specjalnych kodów umiejscowionych na każdej z przesyłek
- Możliwość automatycznej współpracy z wagą pocztową jak i obliczenia automatycznego opłaty pocztowej. Możliwość zarządzania przez administratora wszelkimi uprawnieniami dla danego użytkownika wynikającymi z obowiązku pracy jakie wykonuje
- Możliwość współpracy z różnymi operatorami aktualnie funkcjonującymi na rynku jak i zachowanie pełnej historii wysyłanej korespondencji nawet na kilka lat wstecz
- Możliwość korzystania z funkcji szybkiego czytania wprowadzanej korespondencji lub przesyłek za pomocą skanerów
- Pełna kontrola poczty przychodzącej i wychodzącej z możliwością wyszukania w szybki sposób nadanej przesyłki w zależności od potrzeb jakie na dana chwilę się pojawiają
- Generowanie książki nadawczej i odbiorczej w wersji elektronicznej, jak i możliwy na specjalne potrzeby dla archiwum wydruków tradycyjnych, zachowujący szablon obowiązujący danego operatora pocztowego
- Możliwość tworzenia etykiet nadawczych wraz z kodami wspomagającym pracę, co daje znaczną oszczędność czasu oraz brak powtórnego wpisywania w książkę nadawczą. Raz zaadresowana korespondencja indentyfikuje się elektronicznie na każdym kolejnym etapie tworzenia korespondencji
- Generowanie zestawień wszelkich kosztów dla działów oraz zestawień ilościowo- wartościowych w zależności od potrzeb jak i zakresu dat
- Generowanie książki nadawczej wraz z opcją podziału według departamentów oraz osób wprowadzających
- Oszczędność czasu pracy do 50 % wynikająca z obniżenia straty czasu na poczet wpisywania danych w formie papierowej na potrzeby wykonywania i adresowania przesyłek pocztowych. Oszczędności wynikające z czasu dostępu do informacji wprowadzonych w aplikacji (wyszukiwanie odbiorców, nadawców, wyszukiwanie po datach lub opisach, wyszukiwanie konkretnych przesyłek po numerach)
- Elastyczność systemu pod względem możliwości adaptacji zastosowania względem różnych wymagań klienta ? Prosty i intuicyjny interface użytkownika umożliwia łatwość zapoznania się ze wszystkimi możliwymi funkcjami systemu
- Aplikacja umożliwia wykonywanie kopii bezpieczeństwa w każdym możliwym czasie dogodnym dla danej firmy. Na życzenie możliwość importowania danych dotyczących klientów z innych systemów za pomocą plików CSV lub innych
- Sortowanie, filtrowanie, tworzenie statystyk i rozliczanie kosztowe poszczególnych działów oraz grupowanie informacji z książki nadawczej i odbiorczej. Elektroniczna książka nadawczo - odbiorcza jest aplikacją wspomagającą ewidencję poczty wychodzącej, przychodzącej oraz przesyłek kurierskich itp.
- Elektroniczna wymiana danych z Poczta Polską czyli ( w tradycyjnym rozumieniu podbicie stempla pocztowego osobiście w UP na wersji papierowej ) potwierdzenie elektroniczne nadania korespondencji zarejestrowane w systemie
- System pracuje z dedykowanymi wagami i z kompleksowym taryfikatorem pocztowym co pozwala na obliczanie właściwej stawki opłaty pocztowej danej przesyłki. Aktualizowanie stawek pocztowych odbywa się zdalnie i może być wykonane z wyprzedzeniem i możliwością uaktywnienia się zgodnie z obowiązująca datą zmiany cennika pocztowego lub cennika danego operatora, z którym aktualnie mamy podpisaną umowę
System jest na bieżąco aktualizowany o nowe funkcje pocztowe, jak i nowe funkcje usprawniające pracę w firmie.
Zapraszamy do współpracy.
