Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją Pocztową Elektroniczna Książka Nadawcza 

Struktura i budowa produktu:

System składa się z książki wejścia, książki wyjścia oraz modułu generowania kodów, po których w łatwy sposób i przy dużej oszczędności czasu zidentyfikujemy już wprowadzonego lub do wprowadzenia danego adresata. 

System posiada możliwość drukowania etykiet adresowych w różnych formatach z kodami 2D wraz z oznaczeniem automatycznym do skanowania kategorii listu, co skraca czas adresowania korespondencji.

Elementy składowe systemu Elektronicznej Książki Nadawczej: 

Generator kodów, książka wejścia, książka nadawcza to system obiegu dokumentów pocztowych wewnątrz firmy dający możliwość drukowania potwierdzeń odebranej korespondencji dla różnych działów lub przejęcia korespondencji do innego sektora. Możliwość ta odbywa się zarówno papierowo jak i elektronicznie.  

• System posiada monitoring ilościowy korespondencji z i do kancelarii w różnych przedziałach czasowych

• Możliwość automatycznego nadruku oznaczeń listów poleconych R IIIIIIIIIIIII oraz drukowania potwierdzeń odbioru, potocznie zwanym ZPO

• Możliwość rejestracji i kontroli wysyłanych i odbieranych przesyłek pocztowych oraz kurierskich wprowadzanych za pomocą skanerów do kodów umożliwiających czytanie szybkie 

• Możliwość automatycznej współpracy z wagą pocztową, jak i automatycznego obliczenia opłaty pocztowej
  

• Możliwość zarządzania przez administratora wszelkimi uprawnieniami dla danego użytkownika wynikającymi z obowiązku pracy jakie wykonuje 

• Możliwość współpracy z różnymi operatorami aktualnie funkcjonującymi na rynku, jak i zachowania pełnej historii wysyłanej korespondencji nawet na kilka lat wstecz 

• Pełna kontrola poczty przychodzącej i wychodzącej z możliwością wyszukania w szybki sposób nadanej przesyłki w zależności od potrzeb jakie na daną chwilę się pojawiają 

• Generowanie książki nadawczej i odbiorczej w wersji elektronicznej, jak i możliwy na specjalne potrzeby dla archiwum wydruków tradycyjnych, zachowujący szablon obowiązujący danego operatora pocztowego 

• Możliwość tworzenia etykiet nadawczych wraz z kodami 2D wspomagającym pracę, dający znaczną oszczędność czasu
  

• Generowanie zestawień wszelkich kosztów dla działów oraz zestawień ilościowo-wartościowych w zależności od potrzeb, jak i zakresu dat 

• Generowanie książki nadawczej wraz z opcją podziału według departamentów oraz osób wprowadzających 

• Oszczędność czasu pracy do 50 %, wynikająca z obniżenia straty czasu na poczet wpisywania danych w formie papierowej na potrzeby wykonywania i adresowania przesyłek pocztowych 

• Oszczędności wynikające z możliwości szybkiego dostępu do wszystkich informacji w minimalnym czasie ( np. wyszukiwanie odbiorców, nadawców, wyszukiwanie korespondencji wg. konkretnego zakresu dat lub opisów, wyszukiwanie konkretnych przesyłek po numerach nadawczych lub numerach nadanych spraw prowadzonych przez dane osoby ) wprowadzanych wcześniej do aplikacji 

• Elastyczność systemu pod względem możliwości adaptacji zastosowania, dopasowana do różnych wymagań klienta 

• Prosty i intuicyjny interface użytkownika umożliwia łatwość zapoznania się ze wszystkim możliwymi funkcjami systemu. Aplikacja umożliwia wykonywanie kopii bezpieczeństwa w każdym możliwym czasie, dogodnym dla danej firmy. Na życzenie możliwość importowania danych dotyczących klientów z innych systemów za pomocą plików CSV lub innych 

• Sortowanie, filtrowanie, tworzenie statystyk i rozliczanie kosztowe poszczególnych działów oraz grupowanie informacji z książki nadawczej i odbiorczej
  

• Elektroniczna książka nadawczo-odbiorcza jest aplikacją wspomagającą ewidencję poczty wychodzącej, przychodzącej oraz przesyłek kurierskich itp. 

• Elektroniczna wymiana danych z Poczta Polską wraz z potwierdzeniem nadania korespondencji w systemie 

• System pracuje z dedykowanymi wagami i z kompleksowym taryfikatorem pocztowym co pozwala na obliczanie właściwej stawki opłaty pocztowej danej przesyłki. Aktualizowanie stawek pocztowych odbywa się zdalnie i może być wykonane z wyprzedzeniem i możliwością uaktywnienia się zgodnie z obowiązująca datą zmiany cennika pocztowego lub cennika danego operatora, z którym aktualnie mamy podpisaną umowę 

 

Zapraszamy do współpracy.